Rekam medis berbasis kertas perlahan bergeser menuju Rekam Medis Elektronik (RME).
Perubahan ini bukan sekadar mengikuti tren digitalisasi. Di Indonesia, penyelenggaraan RME sudah diatur melalui regulasi pemerintah dan menjadi bagian dari transformasi pelayanan kesehatan.
Bagi fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk klinik, rumah sakit, praktik mandiri, dan laboratorium kesehatan, memahami aturan RME menjadi semakin penting.
Dasar Hukum Rekam Medis Elektronik
Dasar utama penyelenggaraan rekam medis saat ini adalah Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis.
Peraturan tersebut menyatakan bahwa setiap Fasilitas Pelayanan Kesehatan wajib menyelenggarakan Rekam Medis Elektronik. Cakupannya antara lain tempat praktik mandiri, puskesmas, klinik, rumah sakit, apotek, dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya sesuai ketentuan.
Permenkes ini juga menggantikan ketentuan sebelumnya yang diatur melalui Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis.
Tujuan penyelenggaraan rekam medis antara lain meningkatkan mutu pelayanan, memberikan kepastian hukum, serta menjamin keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data rekam medis. Regulasi tersebut juga menempatkan penyelenggaraan rekam medis dalam konteks digital dan terintegrasi.
Apa yang Dimaksud dengan Rekam Medis Elektronik?
RME bukan sekadar mengubah formulir kertas menjadi formulir digital.
Menurut Permenkes 24/2022, Rekam Medis Elektronik merupakan rekam medis yang dibuat menggunakan sistem elektronik untuk penyelenggaraan rekam medis.
Artinya, sistem yang digunakan harus mampu mendukung proses pengelolaan informasi kesehatan secara elektronik, mulai dari pencatatan, penyimpanan, pengolahan, hingga penyajian informasi sesuai kebutuhan pelayanan.
Karena itu, fasilitas kesehatan perlu memperhatikan bukan hanya tampilan aplikasi, tetapi juga bagaimana data dikelola, dilindungi, dan dapat digunakan dalam proses pelayanan.
Data Apa Saja yang Perlu Diperhatikan?
Kementerian Kesehatan juga menetapkan Pedoman Variabel dan Metadata pada Penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik melalui Kepmenkes Nomor HK.01.07/Menkes/1423/2022.
Pedoman ini digunakan sebagai acuan variabel dan metadata dalam penyelenggaraan RME serta mendukung kompatibilitas dan interoperabilitas antar sistem elektronik.
Dalam pedoman tersebut terdapat beberapa data set, antara lain:
- Instalasi Gawat Darurat
- Rawat Jalan
- Rawat Inap
- Laboratorium
- Apotek
Masing-masing memiliki variabel dan metadata sesuai jenis layanan yang diberikan. Untuk laboratorium, terdapat data yang berkaitan dengan layanan dan hasil pemeriksaan laboratorium.
Jadi, fasilitas kesehatan tidak cukup hanya memiliki sistem digital. Struktur data dan metadata juga menjadi bagian penting agar informasi dapat dikelola dan dipertukarkan dengan lebih baik.
Kenapa Laboratorium Perlu Memperhatikan Aturan Ini?
Laboratorium merupakan salah satu bagian penting dalam alur pelayanan kesehatan.
Hasil pemeriksaan laboratorium dapat menjadi informasi yang digunakan oleh tenaga kesehatan dalam proses pelayanan pasien. Karena itu, data laboratorium perlu dikelola secara terstruktur dan dapat ditelusuri.
Misalnya, sistem laboratorium perlu mampu menghubungkan informasi seperti:
- Identitas pasien
- Nomor rekam medis
- Permintaan pemeriksaan
- Jenis pemeriksaan
- Spesimen
- Hasil pemeriksaan
- Waktu pemeriksaan
- Informasi validasi atau pengesahan hasil
- Informasi lain sesuai kebutuhan layanan
Semakin terstruktur data tersebut, semakin mudah pula informasi digunakan kembali dalam proses pelayanan maupun integrasi dengan sistem lainnya.
Hal ini juga berkaitan dengan konsep interoperabilitas data kesehatan, yaitu kemampuan sistem yang berbeda untuk bertukar dan menggunakan data secara bermakna.
RME dan SATUSEHAT
Penyelenggaraan RME juga tidak dapat dipisahkan dari arah integrasi data kesehatan nasional.
Kementerian Kesehatan telah mengatur integrasi data kesehatan nasional melalui platform SATUSEHAT, dan pemerintah juga telah menerbitkan ketentuan terkait penyelenggaraan RME serta penerapan sanksi administratif dalam proses implementasinya.
Karena itu, fasilitas kesehatan perlu mulai memikirkan sistem informasi bukan hanya sebagai tempat menyimpan data internal.
Kemampuan sistem untuk berkomunikasi dengan sistem lain menjadi semakin penting.
Inilah alasan mengapa struktur data, metadata, API, standar pertukaran data, serta interoperabilitas menjadi topik yang semakin relevan dalam digitalisasi kesehatan.
Keamanan dan Kerahasiaan Data Tidak Boleh Diabaikan
Digitalisasi membawa banyak manfaat, tetapi juga meningkatkan kebutuhan terhadap pengamanan data.
Data rekam medis merupakan informasi yang harus dikelola dengan memperhatikan keamanan dan kerahasiaannya.
Permenkes 24/2022 sendiri secara jelas memasukkan keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data rekam medis sebagai bagian dari tujuan pengaturan rekam medis.
Karena itu, fasilitas kesehatan perlu memperhatikan berbagai aspek seperti:
- Hak akses pengguna
- Pengelolaan akun dan password
- Perlindungan data saat disimpan dan dikirim
- Backup dan pemulihan data
- Pencatatan aktivitas pengguna
- Pengelolaan perangkat yang digunakan
- Prosedur keamanan internal
Pembahasan lebih lanjut mengenai hal ini dapat dibaca pada artikel Keamanan Data Pasien di Laboratorium: Apa yang Wajib Diperhatikan?.
Audit Trail Juga Penting
Ketika data sudah dikelola secara digital, kemampuan untuk menelusuri aktivitas pengguna menjadi semakin penting.
Misalnya, ketika suatu data pemeriksaan mengalami perubahan, fasilitas kesehatan perlu memiliki mekanisme untuk mengetahui aktivitas yang terjadi sesuai dengan rancangan sistem.
Di sinilah audit trail dapat membantu.
Audit trail dapat mencatat aktivitas tertentu seperti login, perubahan data, koreksi hasil, perubahan hak akses, atau aktivitas administratif lainnya.
Baca juga Audit Trail Laboratorium: Mengapa Setiap Aktivitas Pengguna Perlu Dicatat? untuk memahami bagaimana jejak aktivitas digital dapat membantu ketertelusuran data laboratorium.
Tantangan Implementasi RME
Peralihan dari sistem manual menuju RME tentu tidak selalu mudah.
Beberapa tantangan yang dapat dihadapi fasilitas kesehatan antara lain:
1. Kesiapan Infrastruktur
Fasilitas perlu memiliki perangkat, jaringan, koneksi internet, serta infrastruktur pendukung yang sesuai dengan kebutuhan sistem.
2. Kesiapan Sumber Daya Manusia
Perubahan sistem juga berarti perubahan kebiasaan kerja.
Pengguna perlu memahami cara menggunakan sistem dan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
3. Integrasi dengan Sistem Lain
Fasilitas kesehatan mungkin sudah menggunakan berbagai sistem yang berbeda.
Menghubungkan sistem tersebut membutuhkan perencanaan, pemetaan data, dan mekanisme integrasi yang tepat.
4. Keamanan Data
Semakin banyak data yang dikelola secara digital, semakin penting pula pengaturan hak akses, keamanan sistem, backup, serta prosedur pengelolaan data.
5. Perubahan Proses Kerja
RME bukan hanya proyek pemasangan software.
Workflow pelayanan juga perlu disesuaikan agar proses digital benar-benar mendukung pekerjaan tenaga kesehatan, bukan justru menambah pekerjaan administratif.
Apakah RME Sama dengan LIS?
Tidak selalu.
LIS (Laboratory Information System) merupakan sistem yang secara khusus mendukung proses dan pengelolaan informasi laboratorium.
Sementara RME memiliki cakupan yang lebih luas sebagai rekam medis pasien di fasilitas pelayanan kesehatan.
Namun, keduanya dapat saling berhubungan.
LIS dapat menjadi bagian dari ekosistem informasi fasilitas kesehatan dan menyediakan data laboratorium yang diperlukan dalam rekam medis pasien maupun proses pertukaran data sesuai mekanisme yang berlaku.
Karena itu, laboratorium sebaiknya mempertimbangkan apakah LIS yang digunakan memiliki kemampuan integrasi dan struktur data yang dapat mendukung kebutuhan tersebut.
Untuk memahami lebih jauh mengenai LIS, baca juga Apa Itu Sistem Informasi Laboratorium (LIS) dan Kenapa Lab Butuh Itu?.
Kesimpulan
Rekam Medis Elektronik bukan lagi sekadar pilihan digitalisasi bagi fasilitas pelayanan kesehatan di Indonesia.
Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 mewajibkan fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan RME dan menekankan pentingnya mutu, keamanan, kerahasiaan, keutuhan, ketersediaan, serta pengelolaan rekam medis berbasis digital dan terintegrasi.
Bagi laboratorium, perubahan ini berarti sistem informasi tidak cukup hanya mampu mencatat hasil pemeriksaan.
Laboratorium juga perlu memperhatikan struktur data, metadata, keamanan, ketertelusuran, dan kemampuan integrasi dengan sistem kesehatan lainnya.
Digitalisasi yang baik bukan hanya memindahkan proses manual ke komputer, tetapi membangun sistem yang membantu data menjadi lebih terstruktur, aman, mudah ditelusuri, dan siap digunakan ketika dibutuhkan.
Data pasien dan hasil lab tercatat rapi, sejak awal.
SisLab membantu laboratorium mengelola data dan proses operasional secara digital dengan struktur yang lebih terorganisir, sehingga laboratorium dapat lebih siap menghadapi kebutuhan digitalisasi dan integrasi data kesehatan.
Urus lab Anda, biar SisLab urus sistemnya.